本篇會介紹基本的excel架構，以及製作辦公室文書表格較常使用到的格式功能。以下第2至第4點可點選文字快速跳至該標題教學。 

1. 重要的報表格式觀念及企業常見的報表格式

2. 自動填滿的觀念和應用技巧

3. Excel輸入資料的效率：文字、數值、日期資料格式錯誤的防範

4. 自訂清單的應用、下拉式選單設計

更多Excel應用請見👉 辦公室必學的Excel應用技巧 (基礎篇-2)

類似下圖這樣的表格，可以用Word製作，但如果裡面有很多金額，要相加減、加總，或有很多數字欄位互相關聯時，想要更改其中一個數值，使用Word檔案就很麻煩。但用Excel就可以輕鬆達到將數字欄位公式化，重複使用。

範例：製作員工資料

先快速看一下Excel資料表最基本結構：列 （橫向）、欄 （直向）、儲存格

表格的標題想放在中間

先鍵入下列員工資料欄位的標題，最上方「員工資料」四字希望在表頭的中間，需要合併欄位置中。

如下圖

1. 按滑鼠左鍵將A1至D1一次選取
2. 點選「跨欄置中」

跨欄置中完成

自動帶入順序數字

如果有數字是連續排列的，將游標移到需要自動填滿連續數字的儲存格右下角處，游標會變成符號+

此時從+處直接往下拖曳儲存格就會產生自動填滿功能，拖曳完成後再選取下圖2的圖示選項，選擇以數列填滿，就可以看到剛剛拖曳的儲存格現在是按照順序的數字了。拖曳自動填滿功能時，Excel會預先使用系統帶入的功能，如果不是自己的需求，點選下圖2的功能清單即可自己選取。

設定儲存格的格式

是不是常常輸入完手機號碼後，發現前面的數字0怎麼不見了?

如下圖，原本鍵入的手機號碼有0開頭，但輸入完後就不見了，此時更改儲存格的格式設定即可。

1. 點選要輸入手機號碼的儲存格
2. 點選上方格式選單，選取文字

 或是在數字前面加入單引號 ’ 也有同樣效果

點選工作列數值的右下角，有更多的儲存格格式選擇，選取不同類別，右方都會有範例，可依表格需求選取設定

下拉式選單

舉例，每個員工都屬於一個部門，有時候有縮寫，比如品保部，輸入時如果沒有一致，未來查找很麻煩。

如果有下拉的選單，固定的選取，未來查詢還有數據的分析就沒有問題。

1. 新建立一個工作表，我們將會把下拉選單的內容放在這
2. 建立公司的部門名稱，並將部門名稱資料全部選取
3. 點選「公式」
4. 點選「從選取範圍建立」
5. 我們的範例，頂端列為資料的類別名稱，選取頂端列後點選確定

1. 接下來回到原來的工作表
2. 點選要放下拉式選單功能的儲存格（可以選取很多格，或是未來直接複製儲存格）
3. 點選最上方「資料」
4. 點選「資料驗證」
5. 點選「資料驗證選項」

此時進入設定資料驗證，選取「清單」，

來源會是剛剛建立的名稱定義(資料標題)：部門，在點選清單後，將游標點選到來源的內容，此時點選工作表2，接下來可用選取全部的部門名稱或鍵入「部門」兩字。完成後點選確認。

設定完成後回到工作表1，這個儲存格點選時候出現往下的箭頭，點選即可看到設定的部門清單

資料來源: 魯明德講師 講座

至原始完整講座連結 

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